Rechtliches
Datenschutzhinweise
für die Plattform und den Online-Shop der KSO AI Solutions GmbH — Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Stand: 13.08.2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die hier beschriebenen Verarbeitungen ist:
KSO AI Solutions GmbH
Externe Datenschutzbeauftragte
2. Worauf sich diese Hinweise beziehen – und worauf nicht
Diese Hinweise betreffen die Nutzung unserer Plattform: die Registrierung und Führung des Kundenkontos, die Bestellung und Abrechnung von Lösungen, die Verwaltung von Nutzerzugängen, den Support sowie die Kommunikation mit Kunden.
Für den bloßen Besuch der Website (Server-Logdaten, Cookies, Kontaktaufnahme, Newsletter) gilt unsere gesonderte Datenschutzerklärung.
Nicht Gegenstand dieser Hinweise sind die Inhaltsdaten, die unsere Kunden und deren Nutzer im Rahmen der Nutzung einer Lösung eingeben oder verarbeiten lassen (z. B. Mandanten- und Belegdaten einer Steuerkanzlei). Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Kunden als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage des mit dem Kunden geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags. Verantwortlicher für diese Daten ist der jeweilige Kunde; betroffene Personen (z. B. Mandanten unserer Kunden) wenden sich insoweit bitte an diesen.
3. Kategorien betroffener Personen; Herkunft der Daten
- Interessenten und Besucher der Website und des Shops,
- Kunden (bei juristischen Personen: deren gesetzliche Vertreter und Ansprechpartner),
- Nutzer, die ein Kunde für die Nutzung der Lösungen anlegt (in der Regel Beschäftigte des Kunden).
Die Daten erheben wir grundsätzlich direkt bei der betroffenen Person. Die Daten der von einem Kunden angelegten Nutzer (Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle) erhalten wir von dem Kunden, der den Zugang anlegt (Art. 14 DSGVO); der Kunde ist nach unseren Vertragsbedingungen verpflichtet, seine Nutzer über diese Hinweise zu informieren.
4. Verarbeitungen im Einzelnen
4.1 Besuch der Website (Server-Logdaten)
Für die beim Aufruf unserer Seiten anfallenden Server-Logdaten gilt Ziffer 3 der Datenschutzerklärung der Website. Dasselbe Hosting (Hetzner Online GmbH, Deutschland) und dieselben Fristen gelten für die Plattform.
4.2 Cookies
Für Cookies und lokale Speicherung gilt Ziffer 4 der Datenschutzerklärung der Website. Die Plattform setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies ein (Session, Log-in-Status, Warenkorb; § 25 Abs. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
4.3 Registrierung und Kundenkonto
Bei der Registrierung verarbeiten wir die im Formular als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten (insbesondere Firma/Name, Rechtsform, Anschrift, USt-IdNr./Steuernummer, Angabe zum Berufsträgerstatus, Name und E-Mail-Adresse der handelnden Person, Passwort in gehashter Form) sowie das Annahmeprotokoll zu den akzeptierten Vertragsbedingungen (Dokument, Version, Zeitstempel, Nutzerkennung, IP-Adresse).
- Zwecke: Begründung und Durchführung des Rahmenvertrags, Führung des Kundenkontos, Prüfung der Unternehmereigenschaft, Nachweis des Vertragsschlusses.
- Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Annahmeprotokolle zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis- und Dokumentationsinteresse).
- Speicherdauer: für die Dauer des Vertragsverhältnisses; Annahmeprotokolle und Vertragsdaten darüber hinaus bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen.
4.4 Bestellung, Abrechnung und Zahlung
Bei der Bestellung von Lösungen verarbeiten wir Bestell- und Vertragsdaten, Abrechnungs- und Verbrauchsdaten (einschließlich Tokenverbrauch als Abrechnungsgröße) sowie Zahlungsdaten (Zahlungsart, Zahlungsstatus; Zahlungsmitteldaten werden durch den eingesetzten Zahlungsdienstleister verarbeitet).
- Zwecke: Vertragsdurchführung, Abrechnung, Rechnungsstellung, Forderungsmanagement.
- Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 147 AO, 257 HGB, § 14 UStG (Aufbewahrungs- und Rechnungspflichten).
- Speicherdauer: Abrechnungsrelevante Unterlagen werden nach Maßgabe der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert; Rechnungen stehen im Kundenkonto 24 Monate zum Abruf bereit.
- Empfänger: Für die Zahlungsabwicklung setzen wir die Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, ein. Mollie verarbeitet die Zahlungsdaten als lizenziertes Zahlungsinstitut in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung; Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Mollie.
4.5 Nutzerzugänge (von Kunden angelegte Nutzer)
Für jeden vom Kunden angelegten Zugang verarbeiten wir Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle/Berechtigungen, Authentifizierungsdaten (Passwort gehasht, Zwei-Faktor-Merkmale) sowie An- und Abmeldezeitpunkte.
- Zwecke: Bereitstellung des Zugangs, Authentifizierung, Nutzerverwaltung, Abrechnung nach Zugängen, IT-Sicherheit.
- Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (gegenüber dem Kunden) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherer Zugangsverwaltung gegenüber den Nutzern).
- Speicherdauer: bis zur Löschung des Zugangs durch den Kunden bzw. bis zum Ende des Vertragsverhältnisses; Protokolldaten nach Maßgabe von Ziffer 4.6.
4.6 Nutzungs- und Protokolldaten; IT-Sicherheit
Wir protokollieren sicherheits- und abrechnungsrelevante Ereignisse (An-/Abmeldungen, administrative Tätigkeiten, Zugriffe auf Kundendaten durch unser Personal, Verbrauchsdaten) und werten technische Nutzungs- und Metadaten in anonymisierter oder aggregierter Form für IT-Sicherheit, Kapazitätsplanung, Statistik und Produktverbesserung aus (vgl. ANB § 10 Abs. 7). Anonymisierten Daten fehlt der Personenbezug; die vorherige Anonymisierung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
- Zwecke: IT-Sicherheit, Nachvollziehbarkeit (u. a. § 203 StGB-Zugriffsprotokolle), Abrechnung, Kapazitätsplanung.
- Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.
- Speicherdauer: Sicherheitsprotokolle 12 Monate; Zugriffsprotokolle 24 Monate; Verbrauchsdaten nach Maßgabe der Aufbewahrungsfristen für Abrechnungsunterlagen.
4.7 Support und Kommunikation
Bei Support-Anfragen über das Ticketsystem oder per E-Mail verarbeiten wir die Angaben der Anfrage, Kontaktdaten und die Kommunikationshistorie.
- Zwecke: Bearbeitung der Anfrage, Störungsbeseitigung, Qualitätssicherung.
- Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
- Speicherdauer: Tickets werden 12 Monate nach Abschluss gelöscht, soweit keine längere Aufbewahrung erforderlich ist.
4.8 Bestandskundeninformation; Newsletter
Die bei Registrierung oder Bestellung erhobene E-Mail-Adresse nutzen wir für Informationen über eigene ähnliche Produkte und Leistungen (§ 7 Abs. 3 UWG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Nutzung jederzeit ohne zusätzliche Kosten widersprechen – über das Kundenkonto oder den Abmeldelink in jeder Nachricht. Einen darüber hinausgehenden Newsletter versenden wir nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.
4.9 Betrieb der KI-Funktionen
Die KI-Modelle unserer Lösungen betreiben wir auf eigenen Servern in unseren Geschäftsräumen in Langenfeld (Deutschland); ausschließlich bei Auslastungsspitzen wird die Verarbeitung vorübergehend auf von uns angemieteter Infrastruktur der Scaleway SAS (Serverstandort Paris, Frankreich) ausgeführt. Eingaben und Ausgaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Soweit dabei Inhaltsdaten unserer Kunden verarbeitet werden, geschieht dies als Auftragsverarbeitung (Ziffer 2); eine Verarbeitung außerhalb der EU findet nicht statt.
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir setzen zur Erbringung unserer Leistungen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:
| Dienstleister | Leistung | Verarbeitungsort |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen (DE) | Hosting der Webserver und Plattform | Deutschland |
| Scaleway SAS, Paris (FR) | GPU-Rechenkapazität bei Auslastungsspitzen | Frankreich |
| Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg (AWS SES) | Versand von Transaktions- und System-E-Mails | EU (Region Frankfurt)* |
* Siehe Ziffer 6 (Drittlandübermittlung).
Die Zahlungsabwicklung erfolgt über die Mollie B.V. (Ziffer 4.4), die insoweit als eigenständige Verantwortliche handelt. Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn hierfür eine gesetzliche Verpflichtung besteht (z. B. an Finanzbehörden) oder dies zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (z. B. an Rechts- und Steuerberater, Inkasso).
6. Drittlandübermittlung
Die Verarbeitung findet grundsätzlich ausschließlich in der Europäischen Union statt. Beim E-Mail-Versand über AWS SES erfolgt die Verarbeitung in der EU (Region Frankfurt); da die Anbieterin einem US-Konzern angehört, ist ein etwaiger Drittlandbezug über die Zertifizierung von Amazon Web Services unter dem EU-US Data Privacy Framework sowie ergänzend über EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) abgesichert. Darüber hinaus findet keine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR statt.
7. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet in Bezug auf die hier beschriebenen Verarbeitungen nicht statt. Die automatische Tarifanpassung nach unseren Vertragsbedingungen knüpft ausschließlich an die vom Kunden selbst veranlasste Nutzung an und entfaltet keine rechtliche Wirkung gegenüber natürlichen Personen im Sinne des Art. 22 DSGVO.
8. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
- Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Einer Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. Daneben haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
9. Pflicht zur Bereitstellung
Die Bereitstellung der als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten ist für den Vertragsschluss und die Nutzung der Plattform erforderlich; ohne sie können Registrierung und Bestellung nicht durchgeführt werden. Alle übrigen Angaben sind freiwillig.
10. Änderungen dieser Hinweise
Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die zugrunde liegenden Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar; frühere Fassungen stellen wir im Kundenkonto bereit.